Pour mener à bien ses projets et développer son action, l’asbl Les Amis de la Terre recherche une personne au poste administratif, financier et logistique pour rejoindre l’équipe.
Vos missions principales consistent à contribuer à la bonne gestion administrative, sociale et financière de l’association, à participer à l’accueil des personnes et des demandes et à soutenir la logistique du bureau, des actions et des événements.
Tâches
Les fonctions qui suivent sont à titre indicatif et susceptibles d’être revues.
Soutien à la gestion administrative de l’association
- Suivi administratif des assurances
- Gestion administrative des conventions et des subsides
- Participation à la mise en conformité aux obligations légales (statuts, registre UBO, RGPD,…)
- Classement et organisation des documents administratifs et financiers
- Rédaction de notes, courriers, PV, rapports à partir de consignes orales ou manuscrites
- Participation à la gestion de la base de données
- Contribution à l’organisation de réunions
- Envoi des attestations fiscales
- Réception et tri du courrier postal
Soutien à la gestion comptable et financière
- Suivi des dépenses et des recettes (vérification des factures et notes de frais, imputations, préparation des déclarations de créance…) en concertation avec les responsables de projets
- Paiements et suivi de la trésorerie (extraits bancaires et caisses), actualisation du tableau de suivi
- Encodage des pièces comptables et suivi du travail du bureau comptable
- Classement et archivage des pièces comptables
- Suivi des dons et des cotisations avec le bénévole en charge de la base de données
- Production de rapports financiers à destination de justifications/demandes de subsides
- Création et révision des processus liés aux finances (procédure d’achat, de vente, suivi des subventions, suivi de trésorerie, etc.)
- Gestion des subsides : consolidation des justificatifs, préparation et envoi des rapports financiers tels que définis par le pouvoir subsidiant
- Gestion des contacts externes avec les pouvoirs subsidiants (pour les aspects administratifs et financiers), institutions bancaires, assurances, fournisseurs…
Soutien à la gestion sociale de l’association
- Participation à la mise à jour du règlement de travail
- Suivi des prestations et des congés des employé.es
- Gestion administrative du personnel en collaboration avec le secrétariat social, la fédération ainsi qu’avec la médecine du travail
- Suivi et gestion administrative des conventions de stage et de volontariat
- Gestion administrative des formations à destination du personnel
Accueil et logistique
- Accueil téléphonique
- Gestion de la boite mail « contact » (réponses aux questions générales et redirection vers les personnes appropriées)
- Accueil des visiteur.ses, volontaires et stagiaires (renseignements, attestations…)
- Gestion du petit matériel de bureau et de communication générale
- Participation à la gestion du bâtiment
- Soutien à l’expédition de matériel, de documents et des envois
- Aide à l’accueil et à la logistique pour l’organisation d’actions et d’événements
- Participation aux réunions d’équipe
Profil recherché – En plus d’adhérer aux valeurs de l’association et de posséder un intérêt élevé pour son projet, vous avez
- un passeport APE
- le sens de l’accueil, un bon contact avec le public, une facilité de communication orale et écrite en français
- de bonnes connaissances informatiques : internet, gestionnaire de mail, bureautique, base de données…
- des connaissances en gestion sociale
- de l’expérience dans la gestion administrative de subsides
- le goût de la diversité des tâches à accomplir et la capacité de les gérer avec rigueur
- le sens de l’organisation, de la flexibilité, de l’autonomie, le souci du respect des échéances, du dynamisme et le sens des responsabilités
- une conscience professionnelle et de la discrétion
- la capacité de vous former à de nouveaux outils
- de l’intérêt à travailler avec professionnalisme au service d’un mouvement de volontaires et de l’intérêt pour la vision et les thématiques développées par les Amis de la Terre
- un diplôme probant avec la fonction ou une expérience professionnelle équivalente
Les petits plus :
- Vous avez le goût et de l’expérience en logiciels libres.
- Vous avez des connaissances et de la pratique des outils de l’intelligence collective.
- Vous êtes engagé·e dans des initiatives citoyennes.
- Vous vous exprimez facilement en néerlandais et en anglais.
- Vous avez des connaissances en comptabilité et en finances.
- Vous avez une connaissance du tissu associatif et des valeurs qui y sont liées.
Les Amis de la Terre-Belgique vous offre :
- un contrat à 3/5 temps pour une durée indéterminée
- une rémunération en fonction de la qualification et de l’expérience (échelon 3 au minimum) suivant le barème de la convention paritaire 329.02 (Communauté française), possibilité de valorisation d’une ancienneté utile
- une entrée en fonction dès que possible
- un lieu de travail agréable, un travail en équipe, de la flexibilité
- un travail varié dans une équipe engagée et motivée au service de l’environnement
- un siège social situé à Namur
Vous vous retrouvez dans ce profil ?
Envoyez-nous votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à : emploi(@)amisdelaterre.be en mentionnant en objet : votre nom, votre prénom et “candidature poste administratif”et en sauvant vos annexes en utilisant la nomenclature suivante : Nom_Prénom_Motivation_ADMIN et Nom_Prénom_CV_ADMIN
au plus tard pour le vendredi 22 septembre 2023.
Le premier entretien aura lieu le vendredi 29 septembre 2023.
Pour tout renseignement sur la fonction, envoyez-nous vos questions à emploi(@)amisdelaterre.be en mentionnant bien vos coordonnées. Nous reprendrons contact avec vous.
Qui sommes-nous ?
L’asbl les Amis de la Terre-Belgique est une association sans but lucratif qui a pour raison d’être de traduire dans la vie quotidienne et sur le terrain économique, social, culturel et politique, les enseignements de l’écologie.
Sa vision du monde s’inscrit dans celle de son réseau international (Friends of the Earth International) : un monde en paix et durable, fondé sur des communautés qui vivent en harmonie avec la nature.
Plus particulièrement, face à l’effondrement du vivant, aux injustices et à la déconnexion à soi, aux autres et à la nature, l’asbl Les Amis de la Terre-Belgique souhaite inspirer et participer à la transformation des modes de vie individuels et collectifs pour créer un vivre ensemble juste et connecté au vivant.
L’association agit par et pour ses membres, organisés pour certain·es en groupes locaux et/ou thématiques, et pour le grand public.
Elle se distingue par son approche systémique, des expertises thématiques, son action pionnière, sa dimension citoyenne et ses valeurs. Elle est connectée à un réseau international qui renforce sa posture d’ouverture par rapport aux enjeux auxquels elle souhaite répondre.
Ses moyens d’action consistent à :
- Informer, sensibiliser et conscientiser aux problématiques sociétales identifiées, ainsi qu’encourager et accompagner les changements de représentations, de croyances et de modes de vie chez les citoyen·nes.
- Imaginer, expérimenter et proposer des actions individuelles et collectives ayant un impact positif sur la société et la nature et qui développent l’autonomie des personnes et des groupes.
- Construire et favoriser la participation citoyenne et l’émancipation citoyenne notamment avec les outils de l’intelligence collective pour engager des transformations sociétales.
- Interpeller et mobiliser les acteurs politiques en faveur des changements structurels nécessaires pour faire face aux enjeux identifiés.
Les membres sont uni·es par des valeurs qui décrivent les comportements essentiels à la réalisation des projets de l’association : le collectif et le « vivre ensemble », le partage et la coopération, la bienveillance et le respect, la non-violence, la justice et la solidarité.
