Photo : U.S. Army

, par Benoit Coumont

Nous avons mis une série d’outils informatique en place pour aider nos groupes locaux à communiquer ensemble. Contactez-moi pour obtenir les accès nécessaires à ces outils et discuter de vos besoins.

Ce site web

Ce site est une vitrine des projets, activités et thématiques des Amis de la Terre. C’est un lieu d’expression pour les membres et les groupes locaux. À ce titre, vous êtes plus qu’invité-es à y parler de vos projets, créer des albums photo et renseigner vos activités.

Notre site repose sur SPIP, Système de Publication pour Internet. Ce logiciel offre tout le confort d’un site moderne et une flexibilité sans pareille. Il respecte au mieux les fondements du logiciel libre, sans présenter des coûts cachés pour débloquer une fonctionnalité, car maintenu par des travailleurs-euses du secteur associatif et institutionnel.

Diffusion de vidéos

Nous avons ouvert un compte sur vimeo.com, pour y déposer nos vidéos. La taille des fichiers vidéo est souvent très grande et pourrait surcharger notre site et le serveur associatif qui nous héberge. C’est pourquoi nous déléguons cette tâche à une plate-forme professionnelle. Notre choix s’est porté sur vimeo plutôt que sur youtube, car bien que moins populaire, vimeo a l’amabilité de ne pas imposer de publicités. Ces vidéos peuvent être insérées dans les articles de notre site, nous redonnant ainsi notre liberté de diffusion.

Listes de discussion et de diffusion

Les groupes locaux disposent, par défaut, de deux mailing-lists :

  • locale-xxx-noyau : liste de discussion entre celles et ceux qui s’impliquent activement dans leur groupe local. Cette liste est utilisée comme un prolongement des réunions. Les abonné-es peuvent y écrire, les autres seront modérés.
  • locale-xxx-sympa : liste de diffusion (ou newsletter) pour celles et ceux qui souhaitent être informé-es de l’actualité et des activités de la locale sans prendre part à leur organisation. Typiquement, ces adresses sont celles des participant-es à nos activités ou des visiteurs de stands. Tous les mails envoyés sur ces listes seront modérés par un permanent ou un membre désigné de la locale. Nos lecteurs-trices peuvent gérer leur abonnement par elles/eux-même via la page newsletters.

Pour gérer ces mailing-lists, il y a deux choses à faire : ajouter et supprimer des adresses et modérer les mails (contre le spam ou les messages non-constructifs). Ceci ne demande aucun savoir-faire technique particulier et il est toujours possible de demander de l’aide. Idéalement, cette responsabilité est assumée par un membre du groupe et peut être redistribuée ponctuellement.

D’autres listes peuvent être créées sur demande pour d’autres groupes de travail ou de réflexion spécifiques.

Nous utilisons le logiciel libre Mailman.

Partage de fichiers

Pour le bon fonctionnement d’un groupe, il est nécessaire de conserver une série de fichiers : des PV de réunions, du matériel de communication, des rapports, etc. Il faut que tous les membres du groupe ait accès à la dernière version de ces fichiers.

Nous avons nous aussi, au bureau, ces préoccupations. C’est pourquoi nous avons installé le logiciel libre ownCloud qui fait ça très bien, à l’image de Dropbbox ou Google Drive, mais en libre.

Owncloud permet bien plus de choses pour faciliter le travail collaboratif, comme la création de carnets d’adresse ou calendriers communs. Contactez-moi pour obtenir un accès et discutons de vos besoins.

Édition collaborative de texte

Que ce soit pour écrire un texte, dresser une liste de tâches ou organiser un co-voiturage, les « pads » vous permettront de créer du contenu en commun, de façon efficace. Notez qu’ownCloud, présenté ci-dessus propose cette fonctionnalité. Cependant, tous les contributeurs devront disposer d’un accès au contraire des outils suivants :

Planificateur de réunion

Décider de la date d’une prochaine réunion est assez difficile à gérer par mail, cette tâche nécessite bien un outil adapté. Nous vous conseillons de privilégier la planification de vos rendez-vous en réunions (rien ne vaut le contact humain) ou d’instaurer des récurrences (ex : "réunion tous les 1er mardi du mois"). Faites également attention à ne pas trop attendre entre le moment où vous lancez le sondage et celui où vous annoncez la date choisie. Les agendas évoluent vite.

Vous connaissez certainement bien trop Doodle pour qu’il mérite d’être cité ici. C’est pourquoi je vous en présente d’autres, maintenus et hébergés par des associations ou institutions soucieuses de vos vies privées :

Autre chose ?

Vous pourriez avoir envie d’un tchat, d’un wiki ou, pourquoi pas, d’un réseau social. Discutons-en !

Table des matières

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